In 10 Schritten

Jede Weiterentwicklung einer Organisation verläuft ähnlich und doch anders. Der Inhaber eines mittelständischen Unternehmens versucht hier seine Geschichte der Zusammenarbeit mit uns aus seiner Sicht zu beschreiben. Wir wünschen viel Freude beim Lesen.

Erkenntnis

Ich möchte mein Unternehmen zukunftsfähig machen und mehr auf unsere Kunden ausrichten.

Aufbruch

Ich verfüge über ein großes Netzwerk und recherchiere dort.

Das erste Treffen

Nach einem interessanten Telefonat haben wir beschlossen, uns persönlich kennenzulernen.

Programm

Ich vereinbare ein konkretes Projekt mit econix mit konkreten Zielen und einer konkreten Methodik.

Status Quo

Das Team von econix ermittelt den relevanten Ist-Zustand meines Unternehmens.

Fit/Gap-Analyse

Nach der Auswertung der Ist-Aufnahme planen wir die nächsten Schritte.

Vertiefung

Ich benötige ein Persönlichkeitsprofil von vier Schlüsselmitarbeitern, um die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Verstehen

Ich verstehe durch die Auswertung Dynamiken, die mir bis heute verborgen waren.

Ändern

Mit den ersten konkreten Schritten hat die tatsächliche Veränderung begonnen.

Neue Realität

Der Weg ist das Ziel. Ich freue mich, eine Lern- und Veränderungskultur etabliert zu haben.

Es wird mir bewusst, dass ich meine Firma verändern muss und möchte, aber ich kann noch nicht genau greifen, wie. Ich habe das Gefühl, dass meine Weltanschauung über die gelebten Werte meines Unternehmens hinausgeht.

Ich wünsche mir:

  • Mehr Eigenverantwortung von Teams und Mitarbeiter die mitdenken
  • Mitarbeiter die sich mehr mit dem Nutzen unserer Kunden beschäftigen als mit unserer eigenen Firma
  • Ehrlichen Umgang meiner Mitarbeiter untereinander, ohne Flurfunk, Stutenbissigkeit und Schuldzuweisungen
  • Eine höhere Service-Qualität, derzeit haben wir gefühlt zu viele Beschwerden über Unzuverlässigkeit, Unpünktlichkeit oder unnötige Nachbesserungen
Aufbruch

Tatsächlich bin ich nicht der einzige Unternehmer der sich diese Gedanken macht. Von einem befreundeten Geschäftsführer habe ich den Tipp bekommen, mir einmal die Idee der „integralen Firma“ auf der Website von econix anzusehen. Die Ideen finde ich äußerst spannend und die Methodik kann ich mir für meine eigene Firma vorstellen. Vor Kurzem habe ich außerdem einen Artikel bei XING gelesen, der ein ähnliches Thema angeschnitten hat. Ich nehme mit econix Kontakt auf.

ErkenntnisDas erste Treffen

In einem sehr offenen und angenehmen Gespräch mit Frau Hayden und Herrn Hein beschreibe ich meine aktuellen Gedanken. Die Anregungen meiner Gesprächspartner führen schnell zu spannenden neuen Perspektiven. Wir formulieren direkt ein paar konkrete Ziele, über die mein Unternehmen in einen Transformationsprozess einsteigen könnte:

  • Kundenzentrierung: die Bedürfnisse des Kunden und sein Nutzen sollen offen thematisiert und alle Dienstleistungen für Kunden vor diesem spezifischen Hintergrund hinterfragt werden.
  • Interne Kommunikation: jedes Team soll die kollektive Leistung zu schätzen lernen; Informationen sollen nicht im Interesse von Macht zurückgehalten und manipulatives Getratsche eingestellt werden; Regeln zur offenen, ehrlichen und transparenten Kommunikation sollen vereinbart und erlernt werden.
  • Prozessorientierte Organisation: effektive und effiziente Prozesse sollen pragmatisch genau und für alle Beteiligten verständlich formuliert sein; innerhalb der Prozesse organisieren sich Teams selbst.
  • Rollenorientierte Organisation: die Prozesse werden bezogen auf Rollen beschrieben, die sich primär am Ergebnis und der Verantwortung orientieren (und weniger an den Aufgaben); alle Mitarbeiter verfügen über ein Rollenverständnis und nutzen ihre Chance, sich in ihren Rollen frei zu entfalten; alle Mitarbeiter hinterfragen ihre Fähigkeiten und ihre Wirksamkeit in ihren jeweiligen Rollen und arbeiten beständig an ihrer Weiterentwicklung.
AufbruchProgramm

econix hat basierend auf den Erfahrungen und Ergebnissen aus dem ersten Treffen ein Angebot unterbreitet, in dem konkrete Ziele, konkrete Ergebnisse und alle konkreten Maßnahmen (soweit planbar) beschrieben sind. Zusammen mit dem Angebot hat mir econix eine Beschreibung der Methodik sowie Anforderungen an unser Führungsteam für ein derartiges Projekt zur Verfügung gestellt. Nachdem wir das vorgeschlagene Projekt im Führungsteam ausführlich erörtert und hierbei insbesondere unsere Rolle bewusst besprochen haben, haben wir uns entschieden, ein entsprechendes Veränderungsprojekt anzugehen. In einem weiteren Termin mit econix haben wir das Projekt durchgespielt, Details geklärt und den Vertrag abgeschlossen.

Das erste TreffenStatus Quo

Da es mein Wunsch ist, meine Mitarbeiter aktiv in den Veränderungsprozess miteinzubeziehen und diese Vorgehensweise auch im Zentrum der Idee der integralen Firma steht, führt econix zunächst eine Ist-Aufnahme in meinem Unternehmen durch. Im ersten Schritt wird meinen Mitarbeitern partnerschaftlich durch mich und econix im Rahmen einer kleinen Veranstaltung die Vorgehensweise erklärt. Im Anschluss daran erhalten meine Mitarbeiter einen Fragebogen, den econix mit mir gemeinsam abgestimmt und vorbereitet hat und den sie bis zum nächsten Arbeitstag anonym ausfüllen und abgeben. Ich wiederum bearbeite parallel den Kultur-Check von econix, der mir schon sehr viele spannende Details bewusstmacht, die mir bisher noch gar nicht aufgefallen waren. Den Kultur-Check bespreche ich direkt und sehr ausführlich mit Frau Hayden, die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung werden anonymisiert an Frau Hayden übergeben.

ProgrammFit/Gap-Analyse

econix hat aus den formulierten Zielen und den Ergebnissen der Ist-Aufnahme mehr konkrete Maßnahmen abgeleitet, als wir auf einmal bearbeiten können. Ich entscheide mich, ganz im Sinne des integralen Gedankens, die Ergebnisse und die vorgeschlagenen Aktivitäten mit meinen Mitarbeitern zu teilen und zu erörtern. Hierfür investieren wir einen Nachmittag in einem Workshop, der von econix moderiert wird. Darüber hinaus stellen wir ein Forum im Intranet zu Verfügung, in dem alle Mitarbeiter ihr Feedback und ihre Vorschläge einbringen. Auch hier bin ich durchaus von den Perspektiven und Prioritäten meiner Mitarbeiter überrascht. Nach zwei Wochen entscheide ich auf dieser Basis, womit wir beginnen. Ich kommuniziere meine Entscheidung klar und verständlich an meine Mitarbeiter, verbunden mit dem Hinweis, dass wir uns Schritte vornehmen, die wir auch realistisch schaffen können und dass der Veränderungsprozess nach dem ersten Schritt noch lange nicht zu Ende ist.

Status QuoVertiefung

In dem Workshop, in dem wir das Ergebnis der Ist-Aufnahme und die vorgeschlagenen Maßnahmen bearbeitet haben, sind mir vier wichtige Mitarbeiter besonders aufgefallen, über die ich mir auch vorher schon teilweise Gedanken gemacht hatte (z.B. wegen latenter Unzufriedenheit oder leicht erhöhten Krankheitstagen). Weil ihr Verhalten jeweils viele und vollkommen verschiedene Ursachen haben kann, kann ich aktuell gar keine Entscheidungen treffen, weil das Ergebnis ein reines Glücksspiel wäre. Ich bitte econix daher, ein detailliertes Profil dieser Mitarbeiter zu erstellen. Die Mitarbeiter bearbeiten einen extra angepassten Fragebogen und Frau Hayden führt ein ausführliches Einzelinterview mit jedem. Die Erkenntnisse sind außerordentlich interessant und sehr hilfreich, um im späteren Verlauf der Organisationsentwicklung Entscheidungen weise treffen zu können, Teams effizienter aufzustellen und die persönliche Integration dieser Mitarbeiter zu verbessern.

Fit/Gap-AnalyseVerstehen

Die Ergebnisse des anonymen Fragebogens, meine Erkenntnisse aus dem Kultur-Interview, meine Erlebnisse im ersten großen Organisationsworkshop und insbesondere die Vertiefung mit den vier mir sehr wichtigen Mitarbeitern haben mir vollkommen neue Perspektiven eröffnet – nicht nur inhaltlich, sondern auch hinsichtlich der Motivation der Mitarbeiter meines Unternehmens. Diese Perspektiven helfen ungemein, Zusammenhänge zu verstehen und aus den vielen gleichwertigen Organisationsvarianten die auszuwählen, die am besten zur Kultur in meinem Unternehmen passen. econix unterstützt dieses Perspektiven mit einer Reihe von sehr guten Werkzeugen (z.B. Integramme), die Verhalten von einzelnen Mitarbeitern als auch von Gruppen sehr übersichtlich und verständlich darstellen. Auf dieser Basis ist es sehr gut möglich, Mitarbeiter und Teams wertschätzend und zugleich zielführend anzusprechen. Darüber hinaus ist durch diese Werkzeuge sehr gut erkennbar, wie Mitarbeiter und Teams unter Stress reagieren würden und wie man sie am besten dabei unterstützen kann, mit Stress positiv und erfolgreich umzugehen.

VertiefungÄndern

Die Coaching- und Implementierungsphase läuft. Prozesse werden eingeführt, Rollen werden herausgearbeitet und manifestiert und die Aufbauorganisation wird dort angepasst, wo eine veränderte Zusammensetzung von Teams nötig ist. Bewusstes Lernen, insbesondere durch regelmäßiges Feedback, hilft uns dabei tatsächlich etwas zu verändern. Gegebenenfalls passen wir Prozesse und Rollen direkt wieder an neue Umstände an, wenn das Ergebnis noch nicht für uns passt. Das Mitarbeiter-Handbuch wird gemeinsam umgeschrieben und firmenöffentlich diskutiert und bei dieser Gelegenheit die Kommunikationsfähigkeiten jedes einzelnen Mitarbeiters verbessert. Die überarbeiteten Verhaltensregeln sind eingeführt und werden von allen Mitarbeitern eingefordert. Ich selbst bekomme immer wieder hilfreiches Feedback (selbstverständlich auch Kritik), was mir hilft, zügig gute Entscheidungen zu treffen und auch umzusetzen. Es gelingt spürbar, Verantwortung an Teams zu übergeben, die diese auch wahrnehmen. Ich bin mittlerweile auch schon von einem Kunden aktiv angesprochen worden, der danach gefragt hat, was sich bei uns geändert hätte, weil er das Gefühl hat, wir würden schneller und reagieren und seine Anforderungen auch schneller lösen.

VerstehenNeue Realität

Es sind ein paar Monate vergangen seit meiner Idee zur Weiterentwicklung meines Unternehmens. Ich freue mich sehr, dass sich bei uns im Unternehmen die Stimmung und die Leistung verbessert haben. Ich musste mich leider von zwei Mitarbeitern trennen, die die Veränderung nicht mitgehen wollten, aber es ist immerhin gelungen, das Ausscheiden der beiden Mitarbeiter so fair zu gestalten, dass für beide fast ein nahtloser Wechsel in andere Anstellungen geglückt ist. Der Krankenstand hat sich erkennbar reduziert und bei unserer letzten Kundenumfrage haben wir ein insgesamt deutlich besseres Feedback erhalten als noch vor einem Jahr. Wir haben zwischenzeitlich rund ein Drittel der Maßnahmen umgesetzt, die wir anfangs identifiziert hatten. Mittlerweile stehen aber zahlreiche neue Verbesserungsvorschläge auf der Liste und wir investieren dauerhaft einen Teil unserer Kapazität in den Veränderungsprozess. econix steht uns bei Bedarf jederzeit mit Coaches und Consultants zur Verfügung um uns mit neuen Werkzeugen oder dem Blick von außen zu unterstützen. In Kürze werden wir die anonyme Befragung erneut durchführen und ich bin schon sehr gespannt, wie sich die Wahrnehmung in diesem halben Jahr verändert hat. Die Ergebnisse werden ich im Rahmen einer kleinen Rede bei unserem Sommerfest kurz vorstellen (zu dem ich auch die Kollegen von econix einladen werde, die mit uns in diesem Projekt gearbeitet haben).

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